_ PRESENTACIÓN ____________________________________

Las reuniones de trabajo han adquirido una fama bastante negativa en el último tiempo, y sin embargo pareciera que no podemos prescindir de ellas. Asistimos a reuniones a pesar de la convicción de que perderemos nuestro tiempo. Organizamos reuniones con la esperanza de resolver situaciones y tomar decisiones,  aún cuando en el pasado no hemos logrado este propósito.  Entonces, ¿porqué las seguimos utilizando como herramienta de gestión?, la respuesta es que sabemos que hay muchas situaciones, de muy diversa índole, que no pueden ser resueltas sin la coordinación que nos otorga el contacto directo.

El desafío que surge aquí,  es cómo obtener todo el provecho que ofrece esta herramienta, la reunión de trabajo, evitando sus dificultades e ineficiencias. Este taller propone una alternativa a ese desafío, entregando información, pautas y procedimientos y oportunidades de repetición y práctica para la optimización de reuniones de trabajo, tanto en su planificación, organización y dirección, como en la participación y seguimiento de acuerdos y resultados.

_ OBJETIVOS ______________________________________

• Adquirir distinciones para valorar  las reuniones de trabajo como herramientas de gestión efectiva en el trabajo.
• Aplicar una pauta para planificar una reunión de trabajo.
• Reconocer las etapas de una reunión y aplicar procedimientos para efectuar cada una de ellas.
• Identificar las competencias necesarias para dirigir y moderar una reunión.
• Aplicar estrategias de negociación efectiva y resolución de problemas.

_ CONTENIDO ______________________________________

1. La reunión de trabajo como herramienta efectiva de gestión.

• ¿Qué es una reunión de trabajo?
• Ventajas que ofrece una reunión de trabajo
• Desventajas de las reuniones de trabajo
• La “reunionitis”
• Cómo combatir la reunionitis

2. Consideraciones previas a una reunión

• La decisión de reunirse: evaluación de costo / beneficio
• Objetivos de una reunión: técnicos y socio técnicos
• Preparativos para la reunión
• Claves para el éxito de una reunión

3. Planificación de la reunión

• Definir claramente el objetivo de la reunión
• Quiénes deben asistir
• La Convocatoria
• La Tabla o Agenda: puntos a tratar y asignación de tiempos
• Roles dentro de una reunión
• Tareas en la reunión

4. El Proceso de la reunión

• Fase I: El inicio de la reunión: generar contexto y clima de confianza, introducción de temas, entrega de pauta o agenda.
• Fase II: Desarrollo de la reunión: tratamiento de los temas, participación de los asistentes, toma de decisiones, como llegar a acuerdos.
• Fase III: Finalización de la reunión: cierre, evaluación, seguimiento.

5. Habilidades para dirigir y moderar una reunión

• ¿Debe el líder de un equipo dirigir una reunión?
• Cómo actuar frente a diversos participantes en una reunión
• Conversaciones para coordinar acciones
• Generando compromisos
  

6. Resolución de Problemas dentro de una reunión

• Conflictos que surgen en la reunión
• Conflictos anteriores a la reunión
• Estrategias de resolución de conflictos
• Negociación basada en intereses
• La búsqueda de la colaboración
• Pasos para resolver problemas en equipo

_ METODOLOGÍA ______________________________________

Se combina la exposición breve e introductoria de contenidos teóricos con dinámicas grupales.

Las dinámicas y juegos incluyen la interpretación de roles, la defensa de posiciones, juegos de cooperación y competencia, y dinámicas de distensión, confianza y comunicación.

Durante el taller se llevará a las personas a observarse a sí mismos en la interacción grupal.

_ RELATOR ___________________________________________

Patricia Scotti Disi Psicóloga de la Universidad de Concepción Diplomada en Gestión de Empresas Universidad Adolfo Ibáñez. Coach Ontológico certificada por The Newfield Network.. Consultora Senior de Psicología Organizacional de IRADE.

Profesora del área Psicología Laboral de la Universidad de Concepción. Durante 12 años se desempeñó como Directora Ejecutiva del Centro Integral de Evaluación Laboral, CIEL, de la Asociación Chilena de Seguridad, ACHS VIII Región. Asesoró en reclutamiento, selección y capacitación de personal,  y dirigió intervenciones en consultoría en temas organizacionales y de salud ocupacional a numerosas empresas del rubro pesquero, forestal, servicios y educación. Participó en la elaboración de estándares y procedimientos para la certificación en normas de calidad ISO 9000 2000.

_ INFORMACIÓN GENERAL _____________________________